Lucrul din altă țară: aprobarea managerului nu scapă firma de obligațiile fiscale

Când flexibilitatea devine capcană fiscală?

Flexibilitatea operațională nu anulează niciodată obligațiile fiscale, chiar dacă o aprobare managerială simplă pare a fi suficientă pentru a valida lucrul dintr-o altă jurisdicție.

Într-o eră în care granițele fizice devin din ce în ce mai permeabile pentru forța de muncă, autoritățile fiscale privesc cu tot mai multă atenție la detaliile mobilității angajaților.

Claudia Sofianu, partener și lider al departamentului People Advisory Services la EY România, subliniază că proiectele de scurtă durată, desfășurate dintr-o a doua locuință sau rolurile îndeplinite simultan din două state nu sunt simple detalii administrative. Aceste situații pot declanșa o serie de obligații complexe: impozitul pe venituri salariale, contribuțiile sociale, raportările locale și, în cazuri extreme, riscul constituierii unui sediu permanent.

Analiza realizată de EY, intitulată „Why Global Workforce Mobility Faces a New Tax Inflection Point”, evidențiază o transformare fundamentală în abordarea fiscală a mobilității internaționale.

Experiența practică arată că cele mai mari provocări nu vin din detașările clasice, planificate riguros din timp, ci din scenariile care rămân invizibile: proiecte scurte, deplasări repetate și aranjamente de lucru hibrid.

Mobilitatea invizibilă, riscul descoperirii târzii?

Riscul major apare atunci când organizația descoperă prea târziu locația efectivă a muncii, durata acesteia și natura activităților derulate. Un exemplu concret ilustrează această dinamică: un angajat obține acordul managerului pentru a lucra trei săptămâni din Spania. Perioada se extinde neașteptat, iar luni mai târziu, aceeași persoană revine pentru un nou proiect. O simplă aprobare prin e-mail se transformă apoi într-o necesitate de ajustare a plăilor (payroll), generând întrebări critice privind impozitele, contribuțiile sociale, înregistrările locale și prezența fiscală a firmei.

De regulă, discuțiile tehnice încep abia când opțiunile de remediere sunt limitate, iar costurile au crescut semnificativ.

Actualizarea din 2025 a Modelului de Convenție Fiscală OCDE aduce claritate tocmai în aceste zone gri.

Modificările, aprobate de Consiliul OCDE pe 18 noiembrie 2025, introduc orientări noi și detaliate referitoare la munca transfrontalieră la distanță pe termen scurt.

Deși aceste modificări nu alterează automat tratatele bilaterale încheiate de România pentru evitarea dublei impuneri, ele oferă un reper esențial pentru interpretarea corectă și aplicarea acestora.

Noua claritate adusă?

Problema nu constă într-o excepție izolată, ci într-o excepție care se repetă sistematic.

Pentru companiile românești, tema este mult mai vastă decât simpla discuție despre nomazii digitali.

Un specialist lucrează pentru un proiect dintr-un alt stat, un manager regional își distribuie timpul între multiple piețe, iar un coleg angajat din străinătate începe activitatea înainte de finalizarea tuturor formalităților legale.

Pentru angajat, acestea sunt manifestări naturale ale flexibilității moderne, dar pentru organizație, ele necesită o evaluare fiscală riguroasă, integrând perspectivele securității sociale și a imigrației.

Controlul se pierde adesea în aceste mici excepții recurente: o perioadă de lucru din străinătate se prelungește, deplasările scurte devin frecvente, iar un rol regional este exercitat, de fapt, din aceeași jurisdicție. Nicio situație individuală nu pare critică inițial, dar cumulativ, ele pot schimba complet analiza fiscală a entității.

Vizele pentru nomazii digitali și programele „work from anywhere” au facilitat mobilitatea, creând însă o iluzie de simplitate.

Peste nomadismul digital: o evaluare riguroasă!

Dreptul unei persoane de a locui și lucra într-un anumit stat nu determină automat locul unde datorează impozit, unde se achită contribuțiile sociale sau ce obligații îi revin companiei.

La fel de crucială este verificarea dacă activitatea angajatului poate genera un sediu permanent. Riscul nu apare automat doar pentru că cineva lucrează din străinătate, dar nici nu se reduce la un simplu prag de zile. Contează rolul specific, activitățile desfășurate și legătura acestora cu piața locală.

Numărul de zile este doar un indicator, nu o regulă absolută.

Practic, aș recomanda inițierea analizei înainte de orice deplasare, bazată pe întrebări precise: unde va lucra angajatul, pentru cât timp, dacă va reveni, ce rol are și ce acțiuni concrete va întreprinde? O întâlnire internă, munca pe un proiect, interacțiunea cu un client și negocierea unui contract au profile de risc diferite. Când situația se modifică, aprobarea trebuie reevaluată, nu prelungită din inerție. Angajatul nu trebuie să devină un expert fiscal, ci trebuie să furnizeze informații complete și să semnaleze schimbările.

Compania trebuie să simplifice procesul, separând rapid cazurile obișnuite de cele care necesită o analiză suplimentară. Politicile bazate exclusiv pe un număr fix de zile sunt ușor de administrat, dar insuficiente pentru complexitatea actuală.